03 jun Slimmer en Stressvrij werken, Volkskrant 3 juni ’25

Slimmer werken op kantoor: zo voorkom je dat je dag verdampt
door Anna van den Breemer, Volkskrant 3 juni ’25

Eerst koffie, dan mails beantwoorden en vergaderen. Voor je het weet is de dag bijna om en blijft het échte werk liggen. Hoe deel je de kantoordag slimmer in?

1. Begin je dag niet met je inbox, maar met je intentie

Het is een bekend ochtendritueel van de werkende mens: eerst de mail checken. ‘Zonder dat je het wilt, ben je dan reactief bezig. Je reageert op vragen van anderen en verliest jezelf in taken die niet belangrijk zijn, maar wel veel tijd kosten’, zegt Paul Loomans, expert in stressvrij werken en auteur van het boek Ik heb de tijd.

Hoe begin je de werkdag dan wél? ‘Met een wensenlijst van dingen die je die dag graag wilt doen’, zegt Loomans. Let wel: dat is iets anders dan de klassieke to-do-lijst. ‘De wensen hoeven niet allemaal realistisch te zijn. Het gaat erom dat ze je intenties helder maken, waardoor je minder snel wordt meegezogen in de waan van de dag.’

2. ‘Eat the frog’ en doe kleine taken tussendoor

‘We zijn geneigd makkelijke taken voorrang te geven, met het idee dat ons hoofd dan vrij is voor die ene belangrijke klus’, zegt Loomans. Door dit uitstelgedrag kan het échte werk blijven liggen. ‘Geef prioriteit aan die grote klus waar je tegenop ziet’, adviseert Loomans. Of, zoals het populaire motto luidt: Eat the frog. Uit wetenschappelijke studies blijkt dat werknemers die vroeg op de werkdag lastige taken volbrengen en pas later overgaan op klusjes die minder moeite kosten, aan het einde van de werkdag minder vermoeid zijn.

De bekende Amerikaanse timemanagement-expert Stephen Covey vergelijkt het met een vaas. Wie eerst het zand (kleine taken) erin doet, krijgt de grote stenen (belangrijke zaken) er niet meer bij. Begin je met de grote stenen, dan glijdt het zand er vaak nog tussendoor. ‘Voor de email creëer je telkens aparte momentjes, bijvoorbeeld als je net een grotere taak afgerond hebt’, aldus Loomans.

3. Storende collega’s? Wees duidelijk

Nét als je lekker in een flow zit, staat er iemand aan je bureau. In een kantoortuin kan geconcentreerd werken lastig zijn. Hoe ga je ermee om? Maak een duidelijke keuze, tipt Loomans: ‘Geef iemand volledige aandacht en maak dan de keuze om óf direct te antwoorden óf te zeggen dat het nu niet uitkomt en een ander moment voor te stellen.’ De middenweg die mensen vaak kiezen – ‘zeg maar even snel’ – zorgt namelijk voor stress en de ander voelt zich ook niet gehoord. Wil je onbekommerd werken in de kantoortuin? ‘Zet een noise cancelling koptelefoon op. Die werkt niet alleen tegen geluid, maar is ook een subtiel ‘niet storen’-signaal.’

4. Bouw zes ‘witjes’ in je werkdag

Een kop thee halen, iets uitprinten of een blokje om. Zulke korte onderbrekingen, weg van het beeldscherm, lijken onbelangrijk, maar zijn cruciaal voor je brein. ‘Witjes’, noemt Loomans ze en hij raadt er minstens zes per dag aan. ‘Juist tijdens die momenten, waarop je iets doet op de automatische piloot, krijg je goede ingevingen. Je onbewuste krijgt dan ruimte om verbanden te leggen.’ Het onbewuste put daarbij uit de de kennis en ervaringen die je eerder hebt opgedaan.

In zijn boek Het slimme onbewuste legt psycholoog Ap Dijksterhuis uit hoe we tijdens dit soort routinetaken – zoals traplopen of afwassen – vaak ineens een inzicht krijgen over hoe we feedback moeten geven aan een collega of een mooie zin om een artikel te beginnen. ‘Juist doordat je de focus loslaat, zet je de brievenbus open en ontstaat er ruimte voor ideeën die al sluimerden. En kunnen alle berichten uit onbewuste binnenstromen.’

5.Maak een ommetje

Nederlanders zitten gemiddeld 8,9 uur per dag, zo blijkt uit onderzoek van TNO (2022). Een groot deel daarvan gebeurt op de werkvloer. Probeer wandelen in te plannen op de werkdag, bijvoorbeeld als je een telefoontje moet plegen. Hoogleraar en concentratie-expert Stefan van der Stigchel  (Universiteit Utrecht) vertelde in de wetenschapspodcast ‘Ondertussen in de Kosmos’ dat hij zijn wandelingen in het natuurgebied rondom de universiteit in zijn agenda zet. ‘Het kan zijn dat ik in een meeting zit en zeg: ‘ik moet ergens anders naartoe’ en dat ik dan een stuk ga lopen. Dat is een moment waarop ik geen actieve taak uitvoer. Dan ga je dagdromen, je gedachten gaan alle kanten uit, en daar laad je van op.’

6. Bouw buffertijd in voor onverwachte zaken

Stress op de werkvloer is een groot probleem. Zo’n 20 procent van de werknemers kampt met burn-outklachten, zo blijkt uit cijfers van TNO en het Centraal Bureau voor de Statistiek. Gejaagdheid door een overvolle agenda voorkom je door standaard buffertijd in te bouwen. Gedragswetenschapper en schrijver van managementboeken Ben Tiggelaar plant elke dag een uur in voor onverwachte zaken. ‘Er gebeuren namelijk altijd dingen die je niet kunt voorzien. Bijvoorbeeld dat de hond opeens naar de dierenarts moet. Ik plan dit blok ‘onverwacht’ midden op de dag, als een soort buffertijd’, aldus Tiggelaar eerder in deze krant.

7. Plan vergaderingen niet te kort op elkaar

Veel agenda’s zitten vol met vergaderingen die strak achter elkaar gepland zijn.

‘Zodra de tijd om is, gaat men naar de volgende meeting’, aldus Loomans. ‘Plan na een vergadering van 45 min. minstens 15 minuten in om de opgedane kennis in je brein op te bergen. Dat is geen luxe, maar een noodzakelijke fase waarin je verwerkt wat er besproken is. Wat was belangrijk voor jóu? Wat neem je mee? Wat laat je liggen? Vaak vallen de kwartjes dan pas.’